Privacyverklaring

Persoonsgegevens die wij verwerken

Chill & Refill verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten. Hiervoor vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam
• Adresgegevens
• Geboortedatum
• Geslacht
• Telefoonnummer
• Emailadres
• Gegevens over gezondheid/klachten (specifiek)
• Sociale gegevens: adl, woon, werk, sport, stress. Alleen indien van toepassing op de klacht.
• Gegevens voortzetting behandeling.

Bijzondere of gevoelige persoonsgegevens

Chill & Refill verwerkt gegevens die nodig zijn voor uw behandeling. Dit omvat ook gevoelige of bijzondere persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens. Voor het verwerken van deze persoonsgegevens vragen we om uw toestemming door middel van een toestemmingsformulier. Dit toestemmingsformulier zal u overhandigd krijgen bij de eerste behandeling om deze vervolgens te ondertekenen.

Voor de verwerking van persoonsgegevns van personen jonger dan 16 jaar vragen we om toestemming van hun ouders of voogd.

Waarom we gegevens nodig hebben

Chill & Refill verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Voor het uitvoeren van de behandeling
• Contact opnemen met klant over de behandeling
• Het afhandelen van een betaling
• Het op de hoogte stellen van wijzigingen in diensten
• Voor het waarnemen van een vervangende therapeut
• Bij het doorverwijzen naar een paramedisch of medisch specialist
• Het versturen van een nieuwsbrief als hiervoor toestemming is gegeven
• Het versturen van een attentie bij een feestdag, bijvoorbeeld bij verjaardag en kerst/oud & nieuw als hiervoor toestemming is gegeven

Hoe lang we gegevens bewaren

Chill & Refill zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.

Na de laatste behandeling van een klant bij Chill & Refill zullen de gegevens nog twee jaar bewaard worden. Op deze manier kan er tussentijds weer een behandeling gestart/hervat worden zonder dat alle gegevens verwijderd zijn. Heeft er na twee jaar geen behandeling meer plaats gevonden, dan zullen de gegevens van desbetreffende klant vernietigd worden.

Chill & Refill verwerkt de gegevens uitsluitend schriftelijk en deze zullen zorgvuldig worden bewaard.

Financiële gegevens zullen verwerkt worden in een digitale financiële administratie en deze financiële gegevens zijn onderhevig aan de fiscale bewaarplicht en zullen daarom zeven jaar bewaard worden.

Van actieve klanten worden de gegevens oneindig bewaard, omdat deze data belangrijk is voor de behandeling. Op verzoek kan uiteraard een uitzondering gemaakt worden.

Delen met anderen

Chill & Refill deelt uw gegevens niet met derden zonder uw toestemming en zal deze alleen verstrekken als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Met bedrijven die in opdracht van ons gegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

Chill & Refill maakt gebruik van een email-tool waarmee we emailadressen delen voor het versturen van nieuwsbrieven en acties.

Tevens is er hulp vanuit een communicatiebureau en een hostingspartner om onze digitale diensten te ondersteunen, voor de website, hosting en applicaties.

Om te voldoen aan de fiscale eisen werkt Chill & Refill met een online boekhoudprogramma, waarin de klantgegevens voor facturatie staan opgeslagen. De accountant waar Chill & Refill mee samenwerkt heeft toegang tot deze gegevens.

Chill & Refill blijft verantwoordelijk voor de verwerkingen van alle gegevens.

Social media

Het laaste nieuws, weetjes, ontwikkelingen en acties van Chill & Refill zijn terug te vinden op onze social media kanalen. Op onze website zullen er buttons zichtbaar zijn die door linken naar het desbetreffende social media kanaal. Er zal nooit zonder uw toestemming iets over u gemeld worden op social media.

Wij maken gebruik van de volgende social media kanalen: Facebook, Instagram en LinkedIn. Lees de privacy verklaringen van deze social media kanalen goed door om te weten hoe zij omgaan met uw privacy.

Nieuwsbrief

Via het toestemmingsformulier, die u vrijwillig invult bij het eerste bezoek aan de praktijk van Chill & Refill kunt u aangeven of u een nieuwsbrief of andere mailings van Chill & Refill wilt ontvangen. Zo blijft u op de hoogte van het laatste nieuws, weetjes, ontwikkelingen, acties en aanbeidingen van Chill & Refill.

Als u geen nieuwsbrief meer wilt ontvangen, is er een mogelijkheid om u af te melden via de link onderaan in de nieuwsbrief.

Uw rechten

Onder de AVG wetgeveing heeft u verschillende privacy rechten. Ook kunt u een verzoek tot uitoefening van deze rechten indienen bij Chill & Refill.

Recht op informatie: door middel van deze privacyverklaring wordt u op de hoogte gesteld wat Chill & Refill met met uw persoonsgegevens doet.

Recht op inzage: als klant van Chill & Refill heeft u het recht tot inzage van uw persoonsgegevens.

Recht op correctie: als klant van Chill & Refill heeft u het recht om gegevens te corrigeren, te verbeteren, aan te vullen, af te schermen of te verwijderen.

Recht op dataportabiliteit: als klant van Chill & Refill heeft u recht om gegevens over te dragen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn, wanneer u overstapt naar een andere therapeut of een (para)medische specialist en graag uw gegevens wilt overdragen voor zijn/haar dossier.

Recht op vergetelheid: als klant van Chill & Refill heeft u recht om uw persoonsgegevens te verwijderen uit het bestand van Chill & Refill.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering naar Chill & Refill mailen.

Chill & Refill zal dan zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 2 weken, op uw verzoek reageren.

Beveiliging

Chill & Refill neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegd toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, kunt u altijd contact opnemen met Chill & Refill voor de gegevensbescherming via onderstaande gegevens.

Als we er onverhoopt samen niet uitkomen, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.